تلفن سانترال یک شبکه خصوصی ایجاد می کند و به کمک آن می توان چند خط شهری و داخلی را تنها با یک دستگاه تلفن مدیریت کرد. از این رو برای تماس بین کارکنان دیگر نیازی به استفاده از خط شهری نیست و تنها با فشردن یک دکمه می توان با سایر کارکنان مکالمه داشته باشید. از این رو استفاده از این سیستم تلفنی منجر به کاهش هزینه‌های مخابرتی نیز می شود.
برای استفاده از تلفن سانترال باید عوامل مختلفی را در نظر بگیرید. شما باید موقعیت مکانی را در نظر بگیرید و مشخص کنید که می خواهید از آن در یک دفتر استفاده کنید یا به صورت مجازی.
بعد از مشخص شدن این دو فاکتور باید بودجه، تعداد کارمندان و چگونگی استفاده از سیستم را نیز تعیین کنید. بعد از درک نیازهایتان می توانید سیستم تلفنی مدنظرتان را انتخاب کنید.
انواع تلفن سانترال
تلفن سانترال فاقد کلید KSU
اگر کسب و کار کوچکی دارید و نیاز به یک سیستم تلفن دارید، سیستم‌های فاقد کلید KSU بهترین گزینه برای شماست. این سیستم برای دفاتر یا شرکت‌هایی که 10 کارمند کمتر دارند گزینه ای ایده آل و مقرون به صرفه است. سیستم‌های فاقد کلید KSU ویژگی‌های پیشرفته ای مانند انتقال تماس و تماس‌های کنفرانسی دارند. از این رو اگر برای شرکت‌های نوپا به دنبال نصب سیستم تلفنی ارزان قیمت هستید این نوع سیستم بهترین گزینه برای شماست.
سیستم‌های KSU
این سیستم چندین خط تلفن را ارائه می دهد که توسط یک واحد کنترل مرکزی یا واحد سیستم کلیدی (KSU) پشتیبانی می شود. مشاغل کوچک و متوسطی که بین 5 تا 75 نفر کارمند داشته باشند می توانند از این سیستم استفاده کنند. در مقایسه با سیستم فاقد کلید KSU، این سیستم گران تر است و معمولا هزینه نصب و نگهداری دارد. اما مزیت آن این است که انعطاف پذیر است و این یعنی در صورتی که تجارت شما توسعه بیابد و رشد کند این سیستم نیز امکان توسعه خواهد داشت و می توان آن را بزرگ تر کرد.
سیستم‌های PBX
دو سیستمی که بررسی کردیم برای مشاغل‌های کوچک و متوسط مناسب بودند. از این رو برای مدیریت خطوط تلفن شرکت‌ها و مشاغل بزرگ تر به سیستمی پیشرفته تر نیاز خواهیم داشت. سیستم PBX بیشتر برای مشاغل بزرگ کاربرد دارد. مشاغلی که تعداد کارکنان آنها از 75 نفر بیشتر است و در آینده ممکن است این تعداد بیشتر شود می توانند از سیستم‌های PBX استفاده کنند. این نوع سیستم‌ها معمولا هزینه نصب و نگهدارای بالایی دارند و گران تر از سیستم‌های قبلی هستند. اما مزیت سیستم‌های PBX این است که ویژگی‌ها و انعطاف پذیری بسیار پیشرفته ای دارند. از این رو به کمک این ویژگی‌های پیشرفته می توانید در طولانی مدت در هزینه‌هایتان صرفه جویی کنید. این سیستم به خوبی جوابگوی نیازهای پیچیده هستند. بنابراین بهترین گزینه برای مشاغل متوسط و بزرگ است.
سیستم VoIP
قبل از هر چیزی VoIP را بررسی می کنیم، پروتکل Voice over internet) VoIP) به مشاغل اجازه می دهد از اینترنت برای برقراری تماس‌های داخلی یا بین المللی استفاده کنید. بعد از نصب این سیستم باید یک سیستم میزبان VoIP داشته باشید تا بتوانید برای مقابله با هر مشکلی از آن استفاده کنید. سیستم‌های میزبان VoIP معمولا باید مبلغی را ماهانه برای استفاده از تجهیزات و پشتیبانی پرداخت کنند. از این رو این سیستم‌ها گران هستند اما در صورتی که بتوانند نیازهای شما را برآورده کنند این هزینه ارزش خواهد داشت.
اگر به دنبال انتخاب تلفن سانترال هستید، باید ابتدا بودجه، نیازها و تعداد کارمندانتان را مشخص کنید. سپس بر اساس این اطلاعات می توانید تشخیص دهید که کدام سیستم برای تجارت شما مناسب است.
خدمات تلفن سانترال
- تسهیل ارتباط بین کارمندان: با استفاده از تلفن سانترال کارمندان و مدیران یک مجموعه می توانند از خطوط داخلی برای برقراری ارتباط با یکدیگر استفاده کنند. از این رو دیگر نیازی به استفاده از خطوط شهری نخواهند داشت.
- گزارش لیست تماس‌ها: با استفاده از تلفن سانترال می توان تماس‌های دریافتی و خروجی را به خوبی نظارت کرد و در صورت نیاز گزارشات تماس‌ها را دریافت کرد.
- اپراتور: تلفن سانترال به شما این امکان را می دهد تا به جای استفاده از منشی، با پخش یک صدای ضبط شده تماس‌های دریافتی را مدیریت کنید. از این رو دیگر نیازی به استخدام منشی نخواهید داشت و این به نوعی منجر به صرفه جویی در هزینه های مشاغل خواهد شد. این اپراتور گویا راهنمای مناسبی جهت ارتباط با فرد مورد نظر تماس گیرنده خواهد بود.
- ضبط مکالمات: یکی دیگر از قابلیت‌های تلفن سانترال این است که می توان تمامی مکالمات را به صورت اتوماتیک ضبط کرد. از این رو مدیران یک مجموعه در صورت لزوم می توانند مکالمات را بررسی کنند.
- پیامگیر صوتی: اگر فرد تماس گیرنده موفق به برقراری ارتباط و مکالمه با فرد مورد نظر نشود، این امکان را خواهد داشت که برای مجموعه پیام صوتی قرار دهد. از این رو در فرصت مناسب کارمندان یا مدیران می توانند پیام‌های صوتی را بررسی کنند و اقدامات لازم را انجام دهند.
